12. Le système de gestion de scolaritéLe logiciel de gestion des enseignements développé au début des années quatre-vingtdix par l'I.E.P. était obsolète. La réforme de la scolarité en cours nécessitait que l'IEP puisse disposer d'un progiciel permettant une gestion modulaire et semestrielle, muni d'interfaces avec la comptabilité et la paye et accessible par Internet. La volonté de reconnaissance à l'international a suggéré une orientation vers un outil utilisé par d'autres universités et écoles présentes sur le marché international. Le recours aux outils développés par l'agence de modernisation du ministère de l'Education nationale n'a pas été envisagé. Le projet de "Campus numérique" a été lancé en décembre 1999, l'objectif étant la disponibilité des fonctionnalités minimales dès la rentrée 2000. Le projet était piloté par la direction de la scolarité de l'I.E.P, en l'absence de véritable direction du système d'information. Le montant total du projet, pour 2000 et 2001 est de 18,475 MF (2,82 M€). Au budget prévisionnel 2002 sont inscrits 4,6 MF (0,70 M€)d'investissementet 300 000 F (45 734,71 €) de prestations, qui paraissent destinés au système de gestion de la scolarité. Le coût total de l'opération devrait dépasser 24 MF (3,66 M€) fin 2002. Ce montant sera financé en grande partie par l'État via le contrat de plan 2001-2004, signé fin avril 2002. Le contrôle de cette opération appelle plusieurs remarques :
La mise en place du système de gestion de la scolarité illustre assez bien le fonctionnement juridique et institutionnel autorisé par la dualité de « Sciences Po ». La décision de changer le système de gestion de la scolarité a été prise par le directeur de l’I.E.P., dans le cadre de l'autonomie que lui confère le statut de grand établissement. Le fait d'assurer simultanément l'administration de la F.N.S.P. lui a permis d'engager une opération lourde et coûteuse en le dispensant de justifier devant le conseil d'administration la démarche prévisionnelle stratégique et financière, puis de faire financer cette opération par l'Etat sans être astreint aux procédures de mise en concurrence applicables aux marchés publics. La Cour relève malgré tout qu'en dépit du défaut de prévision, des délais très brefs imposés pour l'exécution, des questions de méthode et des irrégularités juridiques, le projet "Campus numérique" offre finalement les fonctionnalités de gestion indispensables pour prendre en compte la révolution des technologies de l'information dans la vie pédagogique et intellectuelle de Sciences Po. Cette rénovation apparaissait une étape nécessaire pour mener à bien son internationalisation. Le bilan de l'opération est d'autant plus positif pour Sciences Po et que les coûts seront en définitive pris en charge en grande partie par l'Etat, au titre du contrat 2001-2004 qui vient d'être signé. Informations complémentaires apportées par Sciences PoLa Cour relève que « le projet ‘campus numérique’
offre finalement les fonctionnalités de gestion indispensables
pour prendre en compte la révolution des technologies de l’information
dans la vie pédagogique et intellectuelle de Sciences Po. Cette
rénovation apparaissait une étape indispensable pour mener
à bien son internationalisation ». a) En même temps que se précisait la réflexion sur la réforme des études et de la scolarité, s’est posée la question du choix et de la mise en place d’un système d’information permettant une gestion modulaire et semestrielle, muni d’interfaces avec la comptabilité et la paye, et accessible par internet. Trois solutions étaient envisageables a priori : La modification en profondeur du système sous AS400 n’était pas souhaitable car elle aurait rendu l’institution dépendante d’une technologie de plus en plus obsolète et non compatible avec le Web. De fait, cette possibilité avait été testée en grandeur nature pour la gestion sous AS400 du Programme International de Sciences Politiques et Sociales du Premier cycle, dont la scolarité préfigurait la réforme (semestrialisation, choix de modules, crédits ECTS, etc.). A cette occasion, le système s’était révélé
: b) Sciences Po a alors lancé un premier appel
d’offres portant sur une prestation de conseil et d’aide à
l’écriture d’un cahier des charges. Le dépouillement
des réponses a donné lieu à une analyse présentée
au Comité exécutif de Sciences Po en janvier 2000. c) S’agissant du progiciel de gestion lui-même, a tout d’abord été envisagée l’hypothèse d’un recours aux outils développés par l’agence de modernisation du ministère de l’Education nationale. Exclusivement spécialisé dans le suivi budgétaire et comptable des universités, et répondant donc aux normes de la seule comptabilité publique, le progiciel NABUCCO a été immédiatement écarté. On notera au passage que, dès l’année 2000, ce progiciel était jugé dépassé par la Commission des finances de l’Assemblée nationale. Exclusivement dédié à la gestion des ressources humaines dans les Universités, le progiciel ARPEGE a également été écarté puisqu’il ne prend en compte que la gestion publique d’agents publics, ATOSS et enseignants-chercheurs, quand la FNSP emploie des salariés de droit privé et a recours à des vacataires pour assurer l’essentiel des enseignements. Enfin, logiciel de scolarité fonctionnant en année et non en semestre, non compatible avec le Web (une plus grande ouverture du produit et la prise en compte des environnements Web sont prévues pour une version qui devrait être livrée en mai 2003) et non encore adapté aux procédures d’harmonisation européenne, le progiciel APOGEE n’a pu être retenu. Le processus de sélection du progiciel a donc été conduit par appel d’offres, et en toute transparence. Trois grands éditeurs de progiciels ont répondu : SCT CORP (l’éditeur de Banner), Peoplesoft et SAP. Seuls SCT et Peoplesoft avaient suffisamment d’expérience
dans le monde éducatif pour que leurs progiciels soient adaptés
aux besoins de Sciences Po. Deux éléments ont conduit au
choix de SCT par rapport à Peoplesoft : Le choix du nouvel outil de gestion des scolarités a donc découlé d’une analyse du marché. De fait, le choix de ce progiciel ainsi que son financement ont été validés par la Direction de l’enseignement supérieur du ministère de l’Education nationale. La direction de la technologie avait été consultée par la direction de l’enseignement supérieur. La validation par ces deux Directions était d’autant plus importante que toutes deux ont une vision globale et transversale des outils utilisés par l’ensemble des établissements d’enseignement supérieur. Cet accord s’est notamment traduit, comme la Cour le fait d’ailleurs remarquer, par un financement spécifique de 2,8 millions d’euros (18 millions de francs) dans le cadre du contrat quadriennal 2001-2004. L’association très en amont de la direction de l’enseignement supérieur s’est concrètement traduite par l’avance sur contrat consentie par lettre de l’Adjoint à la Directrice de l’Enseignement Supérieur en date du 7 septembre 2000. d) Le processus de changement du système de gestion de scolarité a été lancé à l’automne 1999, l’objectif étant d’assurer des fonctionnalités minimales dès la rentrée 2000 : catalogue des enseignements, gestion des enseignants et des étudiants, des salles et des plannings d’occupation, inscriptions pédagogiques et notation. Le décès brutal de François Reiner, le directeur des systèmes d’information qui avait conduit avec succès l’implantation du progiciel Bestseller au sein des services de documentation pour la gestion informatique de la bibliothèque, a contraint la direction des études et de la scolarité à prendre en charge directement cette conduite de changement. e) Compte tenu de l’ampleur du projet, des délais
dans lesquels il devait être lancé, et, surtout, du manque
de compétences internes en matière de conduite de projet
informatique dont Sciences Po souffrait à l’époque,
il n’a pas été possible d’évaluer précisément
le coût global de l’opération dès la fin de
l’année 1999 ou le début de l’année 2000.
En revanche, dès que le projet a pu être cerné, des
évaluations budgétaires ont été construites
et régulièrement présentées au Conseil d’administration
de la FNSP. f) La société Cap Gemini – Ernst & Young n’était pas présente à Sciences Po au moment du lancement de l’implantation du progiciel Banner. En effet, le contrat entre cette société et la FNSP pour l’assistance à maîtrise d’ouvrage du chantier de rénovation du 30, rue Saint-Guillaume est daté du 2 juillet 2001. En tout état de cause, la société Cap Gemini – Ernst & Young est le produit du rachat par Cap Gemini, en mai 2000, de la part conseil Grands comptes de Ernst & Young. Dès avant ledit rachat, cette dernière était déjà distincte de Ernst & Young Entrepreneurs. Sélectionnée comme évoqué plus haut dans
le cadre d’un appel d’offres portant sur une prestation de
conseil et d’aide à l’écriture d’un cahier
des charges, la société Ernst & Young Entrepreneurs
a poursuivi sur une seconde mission d’assistance. Outre l’extrême
brièveté des délais d’implantation (signature
du contrat avec SCT Corp le 11 mai 2000 et impératif de réussir
la rentrée 2000) qui aurait rendu problématique le passage
par un nouvel appel d’offres pour assistance à maîtrise
d’ouvrage, la compétence acquise par les consultants de cette
société lors de la rédaction du cahier des charges
a justifié la décision prise par Sciences Po de poursuivre
avec elle. Une intime connaissance de l’ensemble des fonctionnalités
indispensables à la gestion réussie des scolarités
était en effet indispensable à la bonne adaptation fonctionnelle
du progiciel aux spécificités de Sciences Po. Par ailleurs,
l’absence d’une Direction des systèmes d’information
structurée imposait un recours à une assistance externe.
Il a paru à la fois plus sûr et plus efficace de s’adresser
à l’équipe qui venait de prendre en charge la partie
technique du cahier des charges. Dès le mois de juin 2000, les consultants d’Ernst & Young Entrepreneurs ont souligné les éléments de complexité induits dans la conduite du projet par les spécificités de Sciences Po (absence d’équipe informatique formée, matériels inadaptés, multiples implantations). Ces éléments ont conduit à accélérer la réflexion sur la meilleure évolution possible des ressources de Sciences Po en matière de système d’information évoquée plus haut (Cf. point 11 du présent document). Par la suite, une part de l’assistance apportée par Ernst & Young Entrepreneurs a précisément porté sur le recrutement d’un directeur des systèmes d’information (travail sur plusieurs scénarios : recrutement ou externalisation ; rédaction de fiches de poste ; interface avec le cabinet de recrutement EXPECTRA), procédure de recrutement qui a débouché le 26 février 2001 sur l’embauche de Michel Altazin par la FNSP. Ces choix ont certes eu des coûts, mais ceux-ci ont paru justifiés compte tenu des contraintes en termes de délais et d’organisation interne qui étaient celles de Sciences Po à l’époque. Par ailleurs, la Cour relève un « surcoût entraîné par la réécriture sous Oracle des interfaces avec les applications développées initialement sous Access ». Il s’agit d’une interface avec le logiciel de paie JUNON développé sous Access en novembre-décembre 2000 par la société Brainsoft de façon à permettre d’ordonnancer la première paie des enseignants suivant la rentrée 2000. Cette interface a été développée sous Access faute de la présence à Sciences Po de ressources informatiques compétentes sous Oracle. Elle a été re-développée sous Oracle en 2002 et mise en production pour la paie de décembre 2002. Elle a donc été utilisée deux ans. g) Il est vrai que le Comité d’Entreprise n’a pas procédé à un vote formel sur le projet. Mais il a été en permanence informé de l’avancement du dossier et des présentations spécifiques lui ont été faites. D’ailleurs, « le délit d’entrave est caractérisé lorsque le Comité d’Entreprise n'a jamais pu obtenir les informations qui lui auraient permis de formuler un avis circonstancié sur un projet d'introduction d'une nouvelle technologie » (Cass. crim. 17 juin 1986 n° 85-95.034), ce qui n’est assurément pas le cas à la FNSP. Les spécialistes ajoutent même que le délit d'entrave, comme toute infraction pénale, nécessite la conjugaison de trois éléments : l'élément matériel (le fait incriminé), l'élément légal (la loi enfreinte) et l'élément intentionnel (la volonté du délinquant). Dans le cas de la FNSP, il n'y a aucun élément intentionnel puisque le projet de changement de progiciel de gestion de la scolarité a été présenté au Comité d’Entreprise dès que le projet de réforme de la scolarité a été validé, alors que le Comité d’Entreprise lui-même, sur ce point, s'étonnait d'être informé. En tout état de cause, la non consultation préalable du Comité d’Entreprise a entraîné la demande par celui-ci d’une expertise dont le coût s’est élevé à 74 152 euros TTC. Ces démarches, procédures et dépenses auraient probablement pu être évitées grâce à une meilleure concertation, comme la Cour le souligne. Mais il y avait à l’époque une situation de blocage absolu avec l’organisation syndicale majoritaire. Et les délais étaient si serrés que tout retard résultant d’une politique déterminée d’obstruction au sein du Comité d’entreprise aurait signifié l’échec du projet. h) La mise en place du système de gestion de la scolarité illustre bien le fonctionnement juridique et institutionnel autorisé par la dualité de Sciences Po. Il se trouve simplement que, depuis 1945, les plus hautes autorités de l’Etat ont voulu qu’une même personne exerce les fonctions de directeur de l’IEP et d’administrateur de la FNSP. Cette simultanéité a été jugée indispensable à la bonne marche de Sciences Po. Soulignons cependant qu’à partir du moment où mention a été faite devant le Conseil d’administration de la FNSP du changement de logiciel de gestion de la scolarité, cette instance a été régulièrement et systématiquement informée de l’avancement du projet et de son coût. i) Moyennant 4 mois de travail intensif de mai à août 2000, Banner a effectivement permis d’assurer la rentrée 2000. Cette mise en place s’est prolongée depuis, dans une double perspective : extension des fonctionnalités existantes à l’ensemble des services de Sciences Po et mise en place de nouvelles fonctionnalités pour exploiter toute la puissance de l’outil. Aujourd’hui, le progiciel « Banner » de gestion de
la scolarité concerne : Ayant absorbé la plus grande part de la charge de travail induite par la semestrialisation, accessible via Internet, « Banner » rend ainsi de grands services aux étudiants et aux enseignants, de même qu’aux secrétariats et aux chargés de mission qui n’ont plus désormais à gérer de nombreux dossiers papiers ni à effectuer de doubles saisies. Mieux encore, la richesse de l’outil Banner en termes de fonctionnalités
devrait lui permettre de rendre plus de services encore qu’il ne
le fait actuellement. Les axes d’orientation des travaux à
venir sont les suivants : Au-delà de la seule mission d’enseignement, le développement
du progiciel « Banner » pourra ainsi permettre aux différents
services de Sciences Po, ainsi qu’aux communautés étudiante
et enseignante, de minimiser le temps passé aux tâches de
gestion.
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