11. La politique informatique

En 1998, une tentative de mise sur pied d'un système d'information cohérent, centré sur le système documentaire, avait rencontré quelques difficultés de mise en route. La stratégie informatique a connu des flottements, son externalisation ayant même été un temps envisagée. A partir de 1999, des projets nombreux ont été lancés parmi lesquels le système de gestion de la scolarité (Projet « campus numérique » mis en oeuvre principalement par l'implantation du progiciel Banner de SCT. Corp). Fin 2001, le système d'information est en phase de restructuration et d'autres projets ambitieux sont en cours, parmi lesquels un « système d'information partagée des ressources humaines » (SIPRH).

Toutefois, malgré les progrès récents et le fait que la direction du système d'information (DSI) soit officiellement en charge de la politique d'achats bureautiques et informatiques, les services continuent à acquérir des matériels et logiciels individuellement. La DSI n'a pas nécessairement connaissance des achats réalisés par les autres unités.

La Cour note par ailleurs qu'il n'existe pas de fichier exhaustif des matériels informatiques et bureautiques, prenant en compte l'ensemble des unités indépendamment de leur mode d'approvisionnement. Un tel fichier n'existe que pour les matériels approvisionnés et gérés par la DSI.

La Cour prend acte, cependant, des efforts accomplis par la F.N.S.P. pour gérer de manière plus centralisée les achats de matériels informatiques et bureautiques et pour constituer un inventaire exhaustif.

Enfin, le coût global des différents projets informatiques, qui avait été communiqué à la Cour sous forme de documents de synthèse, n'a pas pu être reconstitué à partir des comptes ou de la comptabilité analytique (pas d'identification par projet). Les dépenses informatiques sont réparties sur plusieurs lignes et l'approche à travers les budgets et les comptes ne permet pas au conseil d'administration d'avoir une vue globale des dépenses induites par ce poste. Une amélioration de cette présentation s'impose.

Informations complémentaires apportées par Sciences Po

Le premier système de gestion automatisée de la formation initiale a été implanté en 1982, avec l’installation d’un système informatique sous AS400. Le premier système de gestion administrative de la bibliothèque a été développé de 1988 à 1990, autour du logiciel Dobis Libis.

En 1998, Sciences Po a décidé de mettre sur pied un système d’information cohérent. La nécessité de moderniser les infrastructures du système d’information de l’institution était en effet devenue évidente. Les principaux chantiers qui avaient été engagés jusqu’alors, principalement le déploiement des outils bureautiques et le renforcement du réseau d’entreprise, avaient dû être largement sous-traités.

Cette décision a débouché sur une série de résultats probants. En premier lieu, l’implantation d’un nouveau système de gestion des données documentaires a été couronnée de succès. En septembre 1999, à peine un an après la décision initiale, le système Bestseller a été inauguré.

Plus convivial (du fait des écrans qu’il présente et des possibilités de navigation qu’il offre) plus performant (notamment en terme d’interfaçage des modules), Bestseller a permis d’améliorer très sensiblement les fonctionnalités qu’offrait le système Dobis Libis. Les lecteurs ont accès à un catalogue plus facile d’utilisation dans lequel ils peuvent effectuer des recherches plus élaborées, et ils ont la possibilité d’assembler en un « panier » les notices qu’ils ont sélectionnées pour les transférer par messagerie sur leur ordinateur et constituer une bibliographie. De leur côté, les bibliothécaires peuvent saisir les notices dans le format Unimarc (format international qui permet l’interfaçage des différents catalogues et un changement de système plus facile), paramétrer le système en fonction de leurs besoins (index, bordereaux de saisie, durée des prêts, types de lecteur, etc.) et aider les lecteurs en ligne.

Par ailleurs, le système Bestseller offre un certain nombre de fonctionnalités que n’offrait pas Dobis Libis : établissement de statistiques (prêts, lecteurs, documents) ; gestion des périodiques (bulletinage, réclamations) ; accès aux ressources extérieures (liens internet à partir du catalogue) ; diffusion à l’extérieur des ressources de Sciences Po (catalogue en ligne, bibliographies, etc.) ; importation et exportation de notices descriptives d’ouvrages puisées dans le catalogue d’autres bibliothèques (BNF, OCLC, etc.) ; possibilité d’utiliser des alphabets non-latins (cyrillique, chinois, arabe).

Depuis plus de trois ans, ce système de gestion informatisée a donné pleine et entière satisfaction.

L’étape suivante a concerné le système de gestion des scolarités et plus précisément le logiciel Banner de SCT Corp. Ce point sera évoqué ci-dessous (point 12 du présent document).

Simultanément, une réflexion a été conduite sur la meilleure évolution possible des ressources de Sciences Po en matière de gestion des systèmes d’information. L’hypothèse a notamment été envisagée d’externaliser le service informatique. Le choix in-fine retenu de développer une Direction des systèmes d’information interne à Sciences Po a été fondé sur deux considérations principales. Le contexte à la fois très complexe et surtout extrêmement évolutif, dû notamment à la fluidité du contenu des études (par exemple, le volume d’informations récupérées sur internet a été multiplié par plus de dix en deux ans), exigeait, d’une part, que les développements d’application soient maîtrisés en interne et, d’autre part, rendait beaucoup trop onéreuse l’externalisation de cette fonction, qui est rentable économiquement dans une situation stable pour laquelle il convient simplement de déployer des moyens et d’en assurer la veille.

Le plan d’évolution des ressources informatiques défini à la suite de cette décision visait trois objectifs :

- l’acquisition de la maîtrise technique,
- la mise en œuvre de méthodes rigoureuses de gestion de projets,
- l’intégration d’expertise de développement de programmes informatiques.

Cela justifiait des recrutements complémentaires pour porter à 29 le nombre de salariés employés à la DSI, désormais structurée en pôles de compétence distincts. On notera au passage que cette montée en puissance des moyens humains n’est que partiellement liée directement à la mise en oeuvre du système Banner, qui occupe 5,5 emplois équivalent temps plein dans cette Direction. Le renforcement et la stabilisation des infrastructures et du patrimoine applicatif sont tout autant d’une importance capitale dans l’évolution du système d’information de Sciences Po.

Depuis le début de l’année 2001, une restructuration de la Direction des systèmes d’informations (DSI) a donc été mise en œuvre. Sur les 29 salariés que compte à l’heure actuelle la Direction des Systèmes d’Information de Sciences Po, 5 ont été recrutés en 2001 et 13 en 2002. Cette direction a entrepris depuis deux ans une importante remise à niveau des systèmes d’information de Sciences Po. Sciences Po subissait des ruptures de service fréquentes, se trouvait souvent dans l’incapacité de prendre en charge et de résoudre les défaillances de ses systèmes informatiques. Pour pallier ces difficultés, les besoins de l’institution en termes de compétences et d’expertise ont été définis. Les capacités de chacun des salariés du service informatique ont alors été examinées. Lorsque cela était possible, des formations ont été dispensées de façon à permettre une évolution des compétences et des capacités d’expertise. Les recrutements n’ont été envisagés qu’en dernier ressort. Enfin, au début de l’année 2002, le service Web de Sciences Po a été intégré au sein de la DSI de façon à lui permettre de bénéficier des structures et des expertises techniques qui se mettaient en place. Aujourd’hui, grâce à cet enrichissement des compétences et des capacités d’expertise, ainsi qu’à l’amélioration de ses outils de gestion (d’exploitation et de projet), Sciences Po a repris le contrôle du fonctionnement et de l’évolution de ses systèmes d’information.

Par ailleurs, une politique d’achats bureautiques et informatiques a été mise en oeuvre qui englobe aujourd’hui la plus grande partie de l’institution. De fait, seuls certains centres de recherche de Sciences Po jouissent encore d’une certaine autonomie. Celle-ci est cependant toute relative puisque ces centres doivent bien évidemment rendre des comptes sur l’exécution de leurs autorisations budgétaires. Un fichier exhaustif des matériels informatiques et bureautiques, prenant en compte l’ensemble des unités indépendamment de leur mode d’approvisionnement, et donc non uniquement les matériels approvisionnés et gérés par la DSI, a été constitué au cours de l’année 2002.
Enfin, la reconstitution du coût global des projets informatiques Best Seller et Banner a été fournie à la Cour. Cette reconstitution peut être présentée sous la forme des tableaux suivants.

Tableau n° 1 : Réinformatisation de la bibliothèque (Best Seller)

Le financement de la réinformatisation est échelonné sur les années 1998, 1999 et 2000. La dotation du contrat quadriennal a été de 4MF et a représenté 71 % du financement.
Etude préalable : 330 000,00 F
Logiciel : 670 174,00 F
Matériel : 3 735 162,01 F
Prestation de service : 872 091,92 F
Total : 5 607 427,93 F

Le tableau n°2 présente le plan d’investissements et de charges liés au logiciel Banner :